Prosjektstyringssystem

Polar Kuldeservice AS har 13 ansatte, omsatte for ca. 25 mill. i 2019, og holder til på Tiller utenfor Trondheim. Selskapet beregner, prosjekterer, installerer og utfører service og vedlikehold på kjøle-, fryse- og varmepumpeanlegg. Med hjelp fra Zirius-forhandler HC DAHL Midt-Norge AS har de gått til anskaffelse av Devinco SpeedyCraft til sine operatører ute.

Toveisintegrasjon mellom Zirius ERP og SpeedyCraft ble laget i 2019 i samarbeid med Polar Kuldeservice, som var første kunde med full drift på integrasjonen.

Zirius ERP og Devinco SpeedyCraft er to programvareleverandører som tilbyr løsninger for bedrifter i bygg- og anleggsbransjen. Bedrifter som tar i bruk systemene, ser fort gevinsten av at man bare trenger å vedlikeholde alle viktige data i ett av dem. Dette på grunn av effektiv synkronisering av grunndata mellom systemene, og nye oppdrag for de som jobber ute. Begge leverandørene har fokus på sine lokale partnere og forhandlere, noe som bidrar til gode kundehistorier.

«Vi kan håndtere fremtidig vekst»
Daglig leder i Polar Kuldeservice AS, Vidar Hagen Øberg, sier at innføring av nye systemer alltid er krevende i en travel hverdag, men gevinsten er at hele løsningen er lettere å bruke for alle.

«De ansatte fører data en gang for gjenbruk i prosjektene. Dette innebærer at vi har fått kontroll på timene og lønnsomheten i prosjektene våre. Tidligere var det et problem at timene ble ført på feil prosjekter og at tilleggsarbeid forsvant inn på fastprisjobbene. På den måten tapte vi mye mer enn jeg liker å tenke på i dag,» sier Vidar.

«Vi har jevnlige interne møter der vi diskuterer mulige løsninger, og får god hjelp og support fra alle involverte parter når vi trenger det. Vi tror løsningen vil bli bedre og bedre etter hvert som flere kunder tar den i bruk.

Polar Kuldeservice økte omsetningen med 4 millioner i 2019 og det ser også bra ut for 2020. Således vil innføring av disse nye systemene slå positivt ut når det gjelder håndtering og kontroll på en økende kundemasse og omsetning i årene som kommer, uten at vi trenger å ansette flere i administrasjonen.»

Manuelle ordresedler og manglende kontroll
Lene Valsø er administrasjonsansvarlig i Polar Kuldeservice. Hun forteller at før de tok i bruk Zirius, hadde de tilgang til Compello dokumentsenter og kunne godkjenne inngående faktura. Jobben den gang var å punche fakturagrunnlagene fra papirbaserte ordresedler inn i Visma Business. Det betydde mye manuelt arbeid og mye gjetting. Data hang dårlig sammen, og det var stor usikkerhet rundt kostnadsbildet i prosjektene.
Med Zirius og SpeedyCraft har hun og bedriften fått mye bedre kontroll med alt som har med varer, timer og ordre å gjøre. Tidligere var alt på papir og det var forventet at ordresedlene kom inn etter utført oppdrag. Likevel kunne det ofte gå en uke mellom hver avlevering, og da manglet det gjerne både en eller flere ordresedler. De var rett og slett blitt borte og førte til tap for bedriften.

Nå har de kontroll på prosjektene

Polar Kuldeservice benytter i dag Prosjektmodulen i Zirius på større prosjekt på fastpris, samtidig som de har mange serviceordrer med fastpris eller etter time. Nå som de bruker Zirius har de mye bedre kontroll på prosjektene. Med integrasjonen mellom Zirius og SpeedyCraft kan de følge med på kostnadsbildet i prosjektene på en helt annen måte enn før. Nye prosjekt og serviceordrer sendes direkte til riktig operatør, samtidig som vareforbruk, timer, kommentarer og vedlegg/sjekklister hentes inn til ERP-systemet. Timene som kommer inn fortløpende har en kostnad, og rette kostnader fra inngående faktura knyttes sammen i Zirius.

Lene ser over og sjekker at timene de benytter er korrekte og på rett ordre, samt at alt av varer, medgåtte timer eller fastprisjobber blir fakturert.

Både Lene og gutta ute sier at deres hverdag er blitt mye forenklet nå.

HC DAHL AS er Zirius-partner og konsulenthus
Polar Kuldeservice valgte å ta i bruk Zirius ERP via sitt regnskapskontor, Rett Regnskap AS. HC DAHL AS er forhandler av Zirius ERP, Huldt & Lillevik Lønn og SuperOffice CRM, og leverer konsulenttjenester. Bedriften har kontorer i Trondheim og Lillehammer.

«Et av våre viktigste fokusområder er entreprenørbransjen.»
Kristian Tettli Rennemo, salgsansvarlig i HC DAHL i Midt-Norge.

Zirius Prosjekt er en egen modul som samler all informasjon om prosjektene på ett sted – enten det er en entreprenørbedrift eller annen prosjektbasert virksomhet. Man får oversikt over aktive prosjekter, kostnadsrammer, hvem som er ansvarlig, og når prosjektene skal ferdigstilles. Du kan følge fremdriften fra dag-til-dag gjennom prosjektrapporter som viser timeforbruk, materiell, og annen relevant informasjon du vil ha tilgang til.

Zirius har egen timeregistrering, men er også integrert med andre systemer som er spesialisert for ulike bransjeområder innen bygg- og anlegg. Det systemet HC DAHL Midt-Norge jobber tettest mot, er SpeedyCraft. Løsningen tilbyr utvidet funksjonalitet til våre kunder med ansatte som fører timer og materiell mot ordre eller prosjekt.