Økonomisystem for varehandel

Leksvik Innkjøpslag SA ble etablert som Samvirkeforetak for ca. 30 år siden. På 90-tallet overtok alle bøndene i området andeler og dannet dagens innkjøpslag med hovedfokus på landbruksvarer og utstyr. Etter hvert kom byggevarer og verktøy inn i sortimentet, og i 2014 ble vi medlem i Byggtorget-kjeden i Mestergruppen. Vi har bygget stein for stein, og alt overskudd blir i bedriften. Nå eier vi også lokalene og eiendommene vi opererer i sier Daglig leder Willy Lerstad.

I dag er vi 7 ansatte og omsatte i 2020 for omlag 25 millioner, hvorav ca 18 millioner kommer fra trelast. Våre kunder består av private, eiere og ikke minst lojale, lokale håndverkere.

Behov for nytt effektivt ERP-system
Etter hvert som vareregisteret og antall leverandører økte, ble det alt tydeligere at vårt eksisterende ERP-system ikke lenger dekket våre behov. Systemet føltes avleggs og vanskelig i bruk, og hadde heller ikke en kasseløsning som var godkjent i henhold til regelverket som kom i 2019. Det var på tide å finne en ny komplett ERP-løsning med funksjonalitet og oversikt for mer effektiv drift.

I den prosessen var vi innom systemene som kjeden tilbyr, og jeg snakket med flere av medlemmene som benyttet systemene. Det var få som ville anbefale oss å gå den veien, og derfor ville vi se på det som vår lokale regnskapsfører leverer. Vår filosofi er ellers at vi helst handler lokalt når det er mulig, og slipper å forholde oss til en stor og upersonlig leverandør.

Samhandlingen med regnskapsfører ble det viktigste for oss
Leksvik Regnskap introduserte oss for Zirius ERP og deres forhandler HC DAHL Midt-Norge i Trondheim. Vi fant ganske fort ut at de hadde det vi trengte. Selv om det å bytte ERP-system er like kviefult som å gå til tannlegen, var vi trygg på at vi var i gode hender i forhold til leveranse, opplæring og support. Nå har vi et forretningssystem som er godt integrert i alle ledd, et effektivt samspill med regnskapskontoret, og ikke minst lavere kostnader. 

I tillegg benyttes de håndholdte enhetene til varetelling, utskrift av hylleetiketter og vareoppslag. Fem av våre ansatte er nå daglige brukere av systemet og håndterer både plukk, kasse og fakturering.

Det at vi har kommet så godt i gang er takket være at systemet gir oss så gode verktøy, og er såpass enkelt og oversiktlig. Det innebærer også at terskelen og ønsket om å ta det i bruk er svært lav. Vi er også veldig fornøyd med at alt henger så godt sammen og særlig at kasseløsningen er en del av Zirius-systemet. Det letter alle sider fra innkjøp, varetelling, etikettprint, ordrebehandling og fakturering, til automatisk kontering av kassedagbok i regnskapet.

Dette med at vi kom raskt i gang er takket være HC DAHL
Vår lokale helt i HC DAHL Midt-Norge, Kristian Tettli Rennemo måtte bruke noen dager på å få ryddet i nettverksinnstillinger og annet hos oss, selv om det langt fra hadde noe med systemene deres å gjøre. Dette er også en bekreftelse på at det er bedre å handle lokalt og få hjelp når det trengs.

Vi har ellers opplevd at dersom vi ser behov for justeringer eller tilpasninger i systemet, melder vi det til Kristian, og kort etter har Zirius ordnet opp. Dette er veldig tilfredsstillende, og styrker oss i troen på at vi har gjort rett valg sier Willy.

Veien videre er klar…

Jo større vareregister – jo mer jobb er det å vedlikeholde kost- og salgspriser. Vi har, heldigvis vil jeg si, fortsatt en vei å gå med å ta alle mulighetene i bruk. Det første vi skal ta tak i er å implementere Byggtorget-importen. Det vil lette jobben med prisoppdatering mye. Hver dag vil Zirius kunne gi oss oppdaterte og ferske priser på alle produkter som kommer fra kjeden.

Det neste er lagerstyring. I dag er dette litt manuelt og krever at man er «tett på» prisene og lageret.

Det har jo sine fordeler og av og til må man ha litt is i magen og «være litt kremmer» på det man har på lager. Men det å ta i bruk logistikklogikken vil gi oss mer kontroll på lageret, riktige priser på lagervarene og rett verdi på varelageret til enhver tid.

Vil du anbefale Zirius ERP til andre?
Vår erfaring med forhandleren HC DAHL Midt-Norge og Zirius, samt den gode samhandlingen med vårt regnskapskontor, har gitt oss en plattform å vokse på. Nå vet vi at vi får den hjelp, støtte og oppmerksomhet vi trenger.
Vi snakker jo sammen i bransjen, og særlig rundt kassesystem og fakturahåndtering. Etter at jeg fikk byttet økonomisystem har to lokale Byggtorget medlemmer også valgt Zirius som ERP-løsning.

Vi vil derfor anbefale andre, også de som ikke snakker trønderdialekt, å vurdere Zirius ERP-system. Dette fordi det er enkelt å bruke, oversiktlig og rikt på muligheter. I tillegg mange moduler som henger godt sammen, og kommuniserer med andre systemer ved f.eks behov for prisoppdateringer eller andre eksterne data sier Willy Lerstad.