Kom i gang

EHF forsendelse og mottak

768 views 0

Generelt om EHF i Zirius

Elektronisk handelsformat (EHF) er en standardisert elektronisk kommunikasjon mellom virksomheter. Et standardformat for sending og mottak av elektronisk faktura og kreditnota. EHF sikrer korrekt informasjon, som gir muligheter for mer automatisering av innbetalinger. Det er krav fra stat og kommuner at faktura skal leveres på dette formatet, og det er også mange private bedrifter som krever å få faktura på EHF.  

EHF i Zirius er enkelt å komme igang med, det er ikke ingen kostnader for oppstart. Kostnadene er basert på faktiske EHF transaksjoner. Det finnes avtaler avhengig av antall utsendelser for prisnivåer pr transaksjon.

For å kunne sende eller motta EHF faktura må man gå via et aksesspunkt (postkontor), aksesspunktet garanterer at faktura blir levert etter satte regler.
Zirius AS har eget EHF-aksesspunkt, og har rutiner som gjør det veldig enkelt å komme igang med EHF og registrering i ELMA (ELektronisk MottakarAdresseregister)

EHF utsendelse og mottak av faktura er fullt integrert i Zirius.

  • Du kan sende sende EHF fakturaer til dine kunder uten å være registrert i ELMA.
  • For å kunne motta EHF faktura må ditt firma registreres i ELMA. 

Fordeler med EHF faktura til dine kunder:

  • Raskt og trygt – faktura til riktig mottaker med korrekt informasjon med en gang.
  • Forsendelsen registreres direkte hos mottaker og bekreftes avsendt med kvittering
  • Slipper manuell kontroll ved OCR tolk
  • Større sannsynlighet for raskere betaling av fakturaer
  • Legge til vedlegg/underbilag for faktura
  • Papirløst = miljøvennlig

Fordeler med EHF mottak for din bedrift:

  • Fakturaen leses direkte inn i løsningen med 100% nøyaktighet.
  • Ingen skanning av papirfaktura, eller manuell åpning og tolkning av pdf faktura.
  • Konteringsforslag for direkteoppdatering.
  • Ressurs og kostnadsbesparelse, ingen manuelle rutiner.
  • Papirløst = miljøvennlig.
Overgang fra EHF2.0 til EHF3.0 i 2020
Fra 1/1/2020 må alle benytte EHF3.0, EHF2.0 blir stoppet som gyldig format.

Det er endring i landkode som benyttes, i EHF3.0 har Norge en landkode (0192):OrgNr (XXXXXXXXX), i andre land vil deltagerID være en annen landkode (eks 0007 for Sverige), og så vil det komme en annen id som som erstatter det som i Norge er org.nr. Det heter EndpointID schemeID på EHF-språk, men muliggjør altså at vi kan sende EHF også til de mottagerne som har en slik ID.
EHF2.0 har landkode Norge 9908, men dette er altså endret til 0192.

I Zirius Portal og i Zirius 3.7 oversetter Zirius automatisk 9908 til det korrekte 0192, så det er ikke nødvendig å gjøre endringer der manuelt.

EHF faktura er den gyldig fakturaen, selve EHF. Som standard legger Zirius ved en .pdf av fakturaen i tillegg, for mer brukervennlig visning, og i tillegg kan vanlig vedlegg til fakturaen legges ved i en EHF.

I EHF3.0 er det ikke lenger en felles struktur for visning av en EHF, derfor vil dette være forskjellige fra system til system, og det er pr idag ingen visningsform som er riktig eller gal, men det gjør at brukere vil oppleve at det er forskjellig hvordan visning av EHF ser ut.

EHF og vareenheter
I forbindelse med overgang fra EHF2.0 til EHF3.0 er det også utfordringer med at forskjellige EHF enhetskoder, avhengig av om det er EHF2.0 eller EHF3.0. Det er kun et utvalg EHF enhetskoder som er endret, så de aller fleste vil ikke merke dette. Nå de siste dagene frem til nytt år vil dette være en utfordring for noen, men fra 1/1/2020 vil det uansett være vareenhet fra EHF3.0 som er gyldig.
Hvorfor det oppleves som uro i forbindelse med vareenheter er fordi: Når du sender en EHF fra Zirius, så sjekker vi først om mottaker kan mottak EHF3.0 eller om vi må sende EHF2.0, og gitt at dine vareenheter er tilpasset EHF3.0, så må du endre det til EHF2.0 for å få sendt til den mottaker som kun tar imot EHF2.0
Det er absolutt noe å bli forvirret av, så alternativet kan være nå i perioden frem til 1/1/2020, og sette vareenhet STK (EHF= EA), da vil fakturaen gå igjennom uavhengig av hvilket format mottaker har for EHF.

Vi har laget en oversikt over de meste brukte EHF enhetene som har endringer i EHF3.0. Vareenheter Zirius
Vareenheter synkroniseres til Zirius Portal, så det er tilstrekkelig å gjøre endringen enten i Zirius eller på Zirius Portal, men det må en synkronisering til for å gå oppdatert begge.

Finner du ikke den enheten som du bruker, men som feiler på EHF3.0 så send beskjed til support@zirius.no så kan vi finne korrekt EHF3.0 enhet for deg.

EHF3.0 og MVA håndtering.

Fordi dette et format som kan brukes i forskjellige land, er det endring på styring av de forskjellige MVA satsene som er i bruk. Dette er på plass i Zirius, og det er ingen endring for dere brukere, men det var endring i forhold til hvordan informasjon skulle legges ut i EHF3.0.
Vi har hatt EHF3.0 i drift noen måneder allerede og har underveis kommet borti noen utfordringer, men det er løst nå.

EHF mottak og MVA spesifisering

Ved mottak av en EHF som inneholder ordrelinjer med forskjellig MVA sats, vil dette bli spesifisert på selve EHF under Avgiftstotaler. Du må selv splitte summen på korrekte hovedbokskonti. Dette gjelder som du jobber i Zirius eller på Ziris Portal.

Generelt om EHF
EHF er et format for faktura som gir god og sikker informasjon, fordi det er et regelverk som alle må følge. Det gjør at fakturaflyt inn/ut for mange bedrifter går uten manuell kontroll. EHF som standardformat er selvfølgelig tilpasset norske lovverk i forhold til salgsdokument.
Ved bruk av EHF er selve EHF’n det som skal oppbevares i henhold til lovverket, en EHF mottatt eller sendt fra Zirius blir lagret på leverandør eller kunde.
En EHF kan sendes pånytt fra Zirius fra Fil-Forsendelse. Finn aktuell faktura og så sende på nytt derfra.
En EHF kan ikke sendes på nytt fra Zirius Portal, men der kan du fra Fakturahistorikk laste ned selve XML, og sende denne videre pr e-post til mottaker.

En EHF skal som hovedregel ikke inneholde ordrelinjer med både positive og negative antall, men det er likevel tillatt i Zirius, fordi mange har ønsket den funksjonen. Det betyr at det er mulig fra Zirius, men vi har ikke kontroll på hva aktuell mottager-system har lagt inn av regelverk for mottak av faktura som inneholder ordrelinjer med positive og negative antall. Anbefalingen er derfor at det ikke lages ordre som inneholder både positive og negative antall på ordrelinje, dersom faktura skal sendes som EHF

En EHF kreditnota skal aldri blandet med en samlefaktura.

Referanser ved utgående EHF
For mange kunder er det viktig med korrekt referanse og ved EHF faktura er det krav at Kundens Ref inneholder en verdi.

Referansemulighetene i Zirius EHF, og hvilket felt de legger seg i EHF .xml er listet under.
PO Nummer/PO nr fra ordren i Zirius legges i felt: Invoice/OrderReference/cbc:ID
Vår ref. /Din ref. fra ordren i Zirius legges i felt: Invoice/AccountingSupplierParty/Party/Contact:ID
Kundens ref./kontakt ref.  fra ordren legges i felt: Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact:ID

(Zirius Standard og Zirius Portal har litt forskjellige feltbenevnelse, det er beskrevet med Feks PO Nummer/PO nr)

EHF i Zirius Portal

EHF forsendelese – Utgående faktura
Er klient koblet mot et regnskapskontor er det ingen aktivering eller oppsett for å ta i bruk EHF fakturering. Ved opprettelse av ny kunde sjekker Zirius automatisk, ved hjelp av kundens org.nr,  om kunden er registrert i ELMA. Er kunde registrert i ELMA, settes Aksesspunkt – EHF automatisk som forsendelsesmetode i Zirius.

På kundekortet vises forsendelsesmetoden. Velg Kunde-Rediger og fanen Forsendelse. For utgående EHF faktura til kunde vil det se ut som eksemplet under, der Org.nr til kunde erstatter X’ene.
Landkode til Norge ( EHF3.0 er det 0192:+ org.nr) er DeltagerID (postadressen) til kunden.

 

Denne etableringen skjer altså automatisk når org.nr til kunde finnes i ELMA, og ved neste fakturering sendes fakturaen i EHF til kunde.

Ved fakturaregistrering vil du få tydelig visning av hvilke forsendelsesmetode som er definert på kunde, og det er også mulig å endre forsendelse hvis aktuelt.

Under Oppsett, Faktura og Hendelselogg vises status på alle faktura som er sendt som EHF.

Det er krav til vareenhet i forbindelse med EHF fakturering. Finnes det ikke enhet på varen, legges enhet STK (EA=each i EHF) til når EHF fakturaen blir dannet. Enheter ajourholdes i Zirius Portal under Oppsett-Vare-Enhet.

EHF forsendelse på eksisterende kunde i Zirius overføres ikke til Zirius Portal. Dersom du har kunderegister som synkroniseres med Zirius Portal, må du legge inn forsendelsesmetode på kunden i Zirius Portal.

Aktivisering av EHF i Zirius

EHF-veiviser kan startes opp fra Klient innstillinger- EHF. 

 

Zirius EHF registreringsveiviser

I den første dialogen som vises får du litt informasjon om og fordeler ved EHF generelt.

Det vises det en status på:

  • EHF -Sending er aktivert (for ditt firma)
  • Antall av dine kunder som kan motta EHF
  • EHF Mottak (for ditt firma)

Det er også tilgang til mer informasjon om EHF hvis du klikker på Hva er EHF

Ved Neste kommer det bildet for å registrere Lisensinformasjon. Det må registreres Lisensbruker og Lisenspassord for Zirius for å komme videre.

Aktivere EHF-sending

For å sende EHF faktura til dine kunder må du har tjenesten EHF-Sending i Zirius. Dialogen gir deg informasjon om priser for tjenesten, og prisene er avhengig av hvor mange EHF-fakturautsendelser du har per måned. Sender ditt firma mer enn 15 EHF- fakturaer per måned vil det naturlige valget være Bestill EHF Normal. Vet du ikke helt omfanget kan du velge Bestill EHF basis. Det er enkelt å endre til annet nivå senere. Gjør ditt valg for Avtaletype, kryss av for Godta lisensvilkår og trykk Neste for å bestille EHF Sending. Tjenesten blir umiddelbart automatisk registrert hos Zirius, og du er klar til å gå videre.

Aktivere EHF-mottak

Registrere mottak av EHF for ditt firma:  Forutsetning for å kunne motta EHF i Zirius er at Dokumentflyt er aktivert på firma, og at firma (org.nr) er koblet til Zirius EHF aksesspunkt. Registreringsveiviseren gjør derfor disse kontrollene for deg, og varsler hvis noe må gjøres.

Sjekk av Dokumentflyt
Dersom Dokumentflyt ikke er aktivert får du en advarsel, og kommer ikke videre med aktivisering av EHF mottak.  Ved å trykke på Send forespørsel til forhandler, sendes det automatisk en e-post til din forhandler med beskjed om å ta kontakt med deg som kunde.

Sjekk av aksesspunkt
Er ditt org.nr koblet mot annet aksesspunkt kommer det et bildet med informasjon om dette, og et forslag til tekst for å sende e-post til eksisterende aksesspunktet om å bli fjernet derfra. Det er mulig å kopierer teksten og lime den inn i e-post som sendes til den e-postadressen som står tilknyttet ditt aksesspunkt.

Så snart du får beskjed om at ditt org.nr. ikke lenger er tilknyttet et annet aksesspunkt, kan du starte aktivering av EHF mottak i Zirius.

EHF-mottak når forutsetningen er på plass

Dersom firma har Dokumentflyt og ikke er tilknyttet et annet aksesspunkt kommer det en dialog for å legge inn informasjon om firma og kontaktperson.

Det må fylles inn verdi i feltene for kontaktperson for å komme videre.  Velg Godta vilkår og trykk Bestill. Ved Bestill opprettes firma automatisk i ELMA, og Difi sender beskjed per e-post når avtalen er aktiv. Normalt sett tar det en virkedag før ditt org.nr er aktivt og klargjort som EHF-mottaker.

Gi dine leverandører beskjed om at du kan ta imot EHF-faktura, og at det er det du foretrekker. En EHF faktura inneholder kvalitetsikret standardisert informasjon som utelukker behov for manuell kontroll og OCR-tolk.

Som standard vil kilde for inngående EHF være Dokumentflyt, men det er mulig å styre at fakturaene skal sendes Zirius Portal/Bilag i stede for Dokumentflyt. Les mer om oppsett for dette her

Aktivere EHF-forsendelse for dine kunder
Når du går videre kommer det spørsmål om EHF forsendelse på aktuelle kunder skal aktiveres. Forutsetning for at det kan dannes EHF forsendelse er at du har aktiver EHF-Sending, uavhengig av EHF mottak. Det vises en liste over de kundene som ble funnet aktuelle for EHF forsendelse, og valg for å aktivere EHF forsendelse for kunder fra listen.

Oversikten viser forsendelse som ligger allerede på kunden, og foreslått aktivt valgt (krysset av) på de som er uten en forsendelsesmetode. De kundene som er valgt/markert under Opprett jobb, vil få opprettet EHF forsendelse når du trykker Ferdig. 

Dersom du velger å aktivere EHF forsendelse på kunde som ligger med annen forsendelsesmetode for faktura, må du manuelt fjerne den gamle forsendelsesmetoden,  for å unngå at samme faktura sendes til kunde både i EHF og for eksempel e-post.

I  Zirius Portal blir EHF som forsendelsesmetode automatisk opprettet for kunden. Forsendelsesmetode på kundene i Zirius Portal og Zirius blir ikke synkronisert.

Fjerne forsendelse på kunden
Det er enkelt å slette forsendelse fra Kundekortet – fanen Forsendelser. Høyreklikk på den som skal slettes, og velg slett.

Kostnader ved EHF

  • EHF Sending: Det er pris pr EHF sending, pris pr sending er avhengig av hvilke type månedsavtale som inngåes. 
  • EHF Mottak: Det er en månedspris for EHF mottak, uavhengig av antall mottak av EHF. Det forutsettes at det finnes lisens for Dokumentflyt. 

Ta kontakt med din forhandler for informasjon om kostnader. 

Det er lisensbrukerID som styrer hvor transaksjonskostnadene blir belastet.


MENY